Świat komunikacji dzieli się na obszar telefonów i obszar komputerów.
Podział ten istnieje dlatego, że większość komunikacji w czasie rzeczywistym (synchronicznej), jak rozmowy telefoniczne czy poczta głosowa, bazują na jednej sieci, a wiadomości asynchroniczne, jak poczta e-mail, bazuje na innej sieci. Sieci te nie są ze sobą zgodne.
Komunikacja w czasie rzeczywistym odbywa się w sieci PSTN (Public Switched Telephone Network).
Komunikacja asynchroniczna jest realizowana w sieciach pakietowych, jak na przykład Ethernet (protokół IP).
Taki podział stwarza wiele problemów. Telefony nie są tak intuicyjne, jak powinny. Wystarczy zastanowić się nad kłopotliwym dołączaniem osób do konferencji. Komputery mogą sprawdzić wiadomości e-mail, ale nie radzą sobie z pocztą głosową. Ponadto obie złożone infrastruktury wymagają znacznych kosztów zakupu, obsługi i aktualizacji.
Aby telefony mogły porozumieć się z komputerami, należałoby wyrzucić cały system telefoniczny, pozbyć się centrali PBX i wymienić wszystkie aparaty telefoniczne. Innymi słowy, trzeba by zacząć od początku.
Technologia Unified Communications firmy Microsoft usuwa podział pomiędzy komputerami i telefonami za pomocą dwóch zintegrowanych serwerów: Microsoft Exchange Server 2007 i Microsoft Office Communications Server 2007. Nowe technologie integrują się z istniejącym systemem telefonicznym i zapewniają realizację pełnych usług komunikacyjnych z wykorzystaniem istniejącej sieci danych.
Nie potrzeba nowych zakupów — Technologia Unified Communications firmy Microsoft w maksymalnym stopniu wykorzystuje zastaną infrastrukturę, łącząc starsze systemy PBX za pomocą bramy VoIP/PBX.
Dzięki nowym technologiom komputery w sieci zyskują funkcjonalność zaawansowanych telefonów VoIP. Użytkownicy mogą zadzwonić do dowolnej osoby z książki adresowej po jednym kliknięciu. Zwykłą rozmowę telefoniczną można bez problemu przełączyć na telekonferencję lub konferencję wideo.
Po wdrożeniu programów Microsoft Office Communications Server 2007 i Microsoft Exchange Server 2007 przedsiębiorstwa mogą korzystać z zalet technologii VoIP i Unified Messaging bez potrzeby wymiany istniejącego systemu telekomunikacyjnego.
Program Microsoft Office Communications Server 2007 współpracuje z istniejącymi centralami PBX i ze starszymi telefonami biurowymi w celu udostępnienia rozwiązań technologii VoIP użytkownikom wewnątrz zapory i poza nią. Po utworzeniu pomostu z centralą PBX (użyciu bramy IP/PBX) program Office Communications Server 2007 przejmuje usługi wymiany głosowej i funkcje kierowania połączeń oraz udostępnia możliwości prowadzenia konferencji audio i wideo.
Dzięki funkcji "kliknij, aby połączyć" oraz opartym na menu narzędziom do przesyłania połączeń i obsługi konferencji lub wideokonferencji telefon staje się dla użytkowników intuicyjną częścią rozwiązań technologii komputerowych. Program Exchange Server 2007 przejmuje pocztę głosową oraz faksy i dostarcza je do użytkowników wraz z wiadomościami e-mail i wpisami kalendarza za pośrednictwem programu Microsoft Office Outlook 2007. Zapewnia nawet obsługę połączeń telefonicznych, dzięki czemu przy użyciu telefonu można odsłuchiwać wiadomości głosowe, wiadomości e-mail i kalendarze.
Dzięki wykorzystaniu usługi Active Directory do zarządzania wszystkimi informacjami katalogu przedsiębiorstwa, Technologia Unified Communications firmy Microsoft mogą sprostać stawianym zadaniom. Do obsługi wiadomości e-mail, wiadomości głosowych, wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych oraz konferencji audio i wideo wystarczy zarządzanie tylko jednym katalogiem. Nie ma już potrzeby zarządzania osobną bazą danych PBX. Nie trzeba również konstruować i obsługiwać systemu przesyłania wiadomości głosowych innej firmy oraz szkolić się w jego używaniu. Teraz wystarczy jedna usługa Active Directory, typowy zestaw narzędzi serwerowych oraz intuicyjny interfejs klienta znany wszystkim użytkownikom systemu Microsoft Office.